Configuración Sistema

Configuración del Sistema

• Datos Maestros: registra la información base de la empresa para centralizar la operación.

• Productos: administra el catálogo de productos y servicios disponibles para contratos y facturación.

• Vendedores: configura los usuarios responsables de ventas y su relación con los clientes.

• Financiera: ajusta parámetros financieros clave como cuentas contables y reglas de reconocimiento.

• FX: define reglas de tipo de cambio para operaciones en distintas monedas.

• Cobranza: establece la política de cobranza y seguimiento de pagos pendientes.

• Comportamiento: configura cómo el sistema procesa datos y genera reportes automáticos.

• Churn: gestiona métricas de cancelación y abandono de clientes.

Datos Maestros

1. Dentro de Datos Maestros podemos configurar las categorías base para organizar y clasificar clientes en Sapira.

• Mercados: Define y administra los mercados en los que opera tu empresa para segmentar clientes según su ubicación o alcance.

• Segmentos: Crea segmentos personalizados para agrupar clientes de acuerdo a su tamaño, tipo o modelo de negocio.

• Industrias: Configura las industrias de tus clientes para obtener reportes y análisis más detallados por sector.

2. Para Agregar un nuevo Dato Maestro dentro de alguna categoría, se debe Ingresar el nombre dentro del campo Nuevo en cada categoría, luego botón Agregar.

Importante: Los elementos marcados en gris están desactivados y no aparecerán en los formularios. Haga clic en un elemento para activarlo/desactivarlo.

Productos

1. Dentro de Productos, podemos administrar todos los productos y servicios disponibles en el sistema. Una vez configurados, se podrán utilizar en cotizaciones y contratos.

2. Los Productos/Servicios pueden ser gestionados dentro del sistema, teniendo en cuenta los siguientes campos:

• Código: Identificador único del producto o servicio (ej. PROD-001).

• Nombre: Nombre descriptivo del producto o servicio.

• Precio: Valor del producto/servicio expresado en la moneda seleccionada.

• Moneda: Define la divisa en la que se factura el producto o servicio.

• Recurrente: Indica si el producto/servicio genera cargos periódicos (suscripción).

Vendedores

1. Configura la información de tu equipo de ventas para que pueda ser asignado a cotizaciones y contratos.

2. Los Vendedores pueden ser gestionados dentro del sistema, teniendo en cuenta los siguientes campos:

• Nombre: Nombre completo del vendedor (campo obligatorio).

• Email: Dirección de correo electrónico del vendedor (campo obligatorio).

• Teléfono: Número de contacto del vendedor.

3. Además de Crear un nuevo Vendedor, las acciones que se pueden realizar son :
1. Editar
2. Desactivar
3. Eliminar

Financiera

1. Reconocimiento de Ingresos (IFRS 15): define cómo se agrupan los asientos contables relacionados con el reconocimiento de ingresos y cómo se tratan los descuentos no documentados.

2. Los campos para configurar son los siguientes:

• Granularidad por defecto: Seleccione si los ingresos se reconocen de manera Diaria, Semanal o Mensual.

• Política de descuentos no documentados: Defina si se aplican desde la fecha de aplicación o de manera retroactiva.

• Descuentos requieren aprobación: Active o desactive la opción (botón switch) para que los descuentos no documentados deban ser aprobados antes de aplicarse.

Nota: IFRS 15 (Norma Internacional de Información Financiera 15) establece cómo y cuándo se deben reconocer los ingresos en los estados financieros, asegurando consistencia y transparencia en la contabilidad de contratos con clientes.

FX

1. Configuración Multi-Moneda

2. Configuración sub-secciones:

FX Sistema

• Configuración FX Sistema

Define la moneda del sistema y cómo se convierten las monedas para reportes y consolidación.



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FX Compañía

• Configuración FX Compañía

Define cómo se convierten las monedas a las monedas específicas de cada compañía.



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Tipos de Cambio Manuales

• Agregar Tipo de Cambio Manual

Permite ingresar tipos de cambio con prioridad sobre los automáticos del sistema.



• Tipos de Cambio Configurados

Gestiona todos los tipos de cambio específicos de la organización.

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¡Listo! Has completado exitosamente el proceso de configuración de Vendedores dentro la Configuración de Sistema

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Cobranza

1. Configuración de Cobranza

2. Habilitar envío de recordatorios

3. Campos a completar por el usuario:

• Remitente (email_from): Dirección de correo remitente

• BCC: Dirección de correo remitente que irá en copia

• Asunto del correo: Recordatorio de pago factura {{invoice_number}}

• Cuerpo del correo:

Estimado {{client_name}}, Le recordamos que la factura {{invoice_number}} por {{amount_due}} vence el {{due_date}}. Saludos, {{company_name}}

• Días antes del vencimiento (coma-separado): 7,3,1

• Días después del vencimiento (coma-separado): 1,7,15

Comportamiento

1. En este apartado podremos configurar 2 procesos: Automatizaciones y Notificaciones e Integraciones
1. Automatizaciones: Configurar las automatizaciones del sistema.

Permite activar o desactivar diferentes automatizaciones para facilitar la gestión de cotizaciones, contratos y facturas, reduciendo tareas manuales y errores administrativos.

• Permitir cambios manuales de estado

• Generación automática de facturas

• Numeración automática de contratos

• Numeración automática de facturas

b. Configure las notificaciones y las integraciones externas.

Permite activar notificaciones automáticas y conectar el sistema con otras plataformas mediante webhooks, facilitando la comunicación y la integración de datos.

• Notificaciones por email

Envía notificaciones automáticas por correo electrónico a usuarios y clientes cuando ocurren eventos importantes, como la firma de contratos o el vencimiento de facturas.

• Integraciones webhook

Habilita webhooks para enviar información del sistema a aplicaciones externas en tiempo real, permitiendo integraciones y sincronizaciones automáticas.

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Churn

1. Gestiona las razones de churn definidas por el usuario.

2. Gestión de razones de churn:

• Cada razón puede ser creada por el usuario según las necesidades de su negocio.

• Se puede activar o desactivar con un click.

• Se puede eliminar si ya no se utilizará.

Sugerencias / Mejores prácticas