Puedes definir los pasos según las necesidades de tu empresa, asignar responsables, aplicar aprobaciones y hacer seguimiento al avance de cada contrato.
Configuración del Workflow
- Configura los pasos del workflow de contratos y asigna permisos de usuario para cada etapa.
- Puedes crear nuevas etapas, modificar las existentes o eliminarlas cuando ya no sean necesarias.
- Cada etapa puede requerir aprobación, revisión o firma antes de continuar.
Ejemplo de configuración:
- #1 Solicitud
Usuarios asignados: Usuario General
Usuarios con permisos: Se puede activar usuarios para esta Etapa
- #2 Revisión Legal
Requiere aprobación
Usuarios asignados: Usuario General
Usuarios con permisos: Se puede activar usuarios para esta Etapa
- Para agregar un nuevo paso , dar click en el botón y luego completar los campos correspondientes
¡Listo! Has completado exitosamente el proceso Configuración de Workflow.
Consulta WF desde Contratos
Al Consultar un contrato, puedes consultar el estado actual de su workflow y el detalle de cada etapa:
1. Estado del Workflow
- Estado actual: Workflow Completado – Activo
- Progreso: 100%
Etapas del Workflow (ejemplo):
✓ Solicitud – Creación del contrato con datos básicos (Completado)
✓ Revisión Legal – Revisión de términos y condiciones (Completado)
✓ Revisión Cliente – Envío al cliente para revisión (Completado)
✓ Aprobación Gerencia – Aprobación final interna (Completado)
✓ Firma – Envío a firma electrónica (Completado)
2. Historial del Workflow
Registra cada acción realizada en el proceso, de forma manual o automática.
Ejemplo:
- Completado – Manual – 25 ago 2025, 15:24 – Contrato firmado manualmente
- Completado – Automático – 25 ago 2025, 15:24 – Workflow completado automáticamente
- Completado – Manual – 25 ago 2025, 15:24 – Etapa “Aprobación Gerencia” completada
3. Notificaciones
El sistema envía alertas automáticas relacionadas con el workflow:
- 🔔 Notificaciones automáticas: aviso cuando el contrato avanza de etapa o requiere acción.
- 📋 Recordatorios: alertas sobre tareas pendientes o vencimientos.
- 👥 Menciones: notificación cuando otro usuario te menciona en comentarios.
4. Validaciones
Antes de marcar un contrato como Activo, el sistema valida la información:
- Documentos requeridos: archivos necesarios en cada etapa.
- Aprobaciones: confirmación de usuarios responsables.
- Campos obligatorios: verificación de información completa.
- Reglas de negocio: cumplimiento de políticas internas de la empresa.
💡 Si todas las validaciones se cumplen, el workflow se completa exitosamente y el contrato pasa a estado Activo.
Etapas Workflow
En caso de como usuario corresponda avanzar las Etapas para contratos que aún no se encuentran Activos, ingresar al ícono de Visualización y Avanzar a la Etapa que corresponda (siempre que se encuentre como usuario autorizado a realizar esta acción-revisar paso Configuración Workflow):
Sugerencias / Mejores prácticas
Define un workflow estándar y reutilizable
Establece una secuencia base (ej. Solicitud → Revisión Legal → Aprobación → Firma) que puedas aplicar a la mayoría de los contratos, reduciendo errores y tiempos de configuración.
Asigna responsables claros en cada etapa Designa usuarios con permisos específicos para aprobar o avanzar en el workflow, evitando bloqueos por falta de validaciones o firmas pendientes.
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