Este módulo permite administrar de forma centralizada los contratos de tus clientes, ya sean manuales o generados a partir de cotizaciones, asegurando un seguimiento completo de su ciclo de vida, contando con 2 vistas para una mejor gestión : Vista Lista o Vista Gráficos
Dentro de este módulo podremos gestionar tareas como:
- Estados del contrato (Borrador, Firmado, Activo, Cancelado).
- Adjuntar documentos o SLA.
- Renovaciones y cancelaciones.
- Seguimiento de estado.
Panel Principal
En la vista inicial encontrarás un board con métricas clave:
- Contratos Activos: Total de contratos vigentes actualmente.
- Por Renovar: Contratos próximos a su vencimiento que requieren acción.
- Valor Contratos: Monto total acumulado de los contratos activos.
- En Negociación: Contratos en etapa de discusión antes de su cierre.
Gestión Contratos
- Crear Contratos
Desde el módulo principal de contratos, contamos con la opción de generar un Nuevo Contrato
El proceso de creación de un contrato se realiza en etapas:
- Nueva Solicitud de Contrato: Seleccione si el contrato será manual o se generará a partir de una cotización.
- Fuente del Contrato: Define el origen de los datos (manual o cotización existente).
- Información del Contrato: Completa los datos básicos: cliente, fechas, tipo, condiciones.
- Ítems del Contrato: Añade productos o servicios incluidos en el contrato.
- Programación de Facturación: Configura la periodicidad de la facturación (mensual, trimestral, anual, etc.).
- Generación de Documento: Genera el documento formal del contrato en PDF para firma o archivo.
Ejemplo:
Acciones en Contratos
Desde cada contrato puedes realizar las siguientes acciones (menú de opciones):
- Duplicar Contrato: Crear una copia del contrato seleccionado.
- Renovar Contrato: Extender la vigencia manteniendo historial y condiciones ajustables.
- Upselling: Ampliar el contrato agregando más servicios o productos.
- Cross-selling: Incluir productos o servicios adicionales relacionados.
- Down-selling: Reducir el alcance del contrato o cambiar a una versión más simple.
- Gestionar Churn: Administrar cancelaciones o bajas de clientes.
- Modificar Contrato: Editar la información del contrato existente.
Además, están disponibles otras opciones generales:
- Importar Contratos: Cargar múltiples contratos desde una plantilla Excel.
Campos de la Plantilla – Importación de Contratos
- cliente_id
- Descripción: Identificador único del cliente en el sistema.
- Ejemplo:
ID_del_cliente - Nota: Debe coincidir con un cliente previamente cargado en el módulo de Clientes.
- compania_id
- Descripción: Identificador de la compañía o entidad legal relacionada al contrato.
- Ejemplo:
ID_de_la_compania - Nota: Usado cuando un cliente pertenece a un grupo empresarial o se requiere detalle legal.
- numero_contrato
- Descripción: Número único o código de referencia del contrato.
- Ejemplo:
CTR-2024-001 - Nota: Puede ser alfanumérico y debe ser único en el sistema.
- valor_total
- Descripción: Monto total del contrato.
- Ejemplo:
100000 - Formato: Numérico (sin símbolos de moneda).
- estado
- Descripción: Situación actual del contrato.
- Ejemplo:
En revisión - Valores comunes: Activo, En revisión, En negociación, Vencido, Renovado.
- tipo
- Descripción: Clasificación del contrato según su naturaleza.
- Ejemplo:
Suscripción - Valores frecuentes: Suscripción, Servicio, Producto, Soporte, Proyecto.
- termino
- Descripción: Duración o plazo del contrato.
- Ejemplo:
12 meses - Nota: Puede expresarse en meses, años u otro formato definido por la empresa.
- representante_legal_nombre
- Descripción: Nombre del representante legal que firma el contrato en nombre del cliente.
- Ejemplo:
Juan Pérez
- notas
- Descripción: Campo libre para observaciones, acuerdos específicos o comentarios relevantes.
- Ejemplo:
Contrato estratégico
- Exportar Contratos: Descargar la información en formato Excel.
- Descargar Plantilla: Descargar la plantilla oficial para importación.
¡Listo! Has completado exitosamente el proceso Gestión de Contratos. No olvides consultar nuestro HelpCenter para profundizar en cada proceso.
Vista Lista
- Visualiza los contratos en formato de tabla con los siguientes campos:
- ID: Identificador único del contrato.
- Cliente: Nombre del cliente asociado.
- Compañía: Razón social o entidad legal.
- Tipo: Clasificación del contrato (ej. servicio, producto, soporte).
- Inicio: Fecha de inicio de vigencia.
- Fin: Fecha de finalización de vigencia.
- Valor: Monto total del contrato.
- Estado: Situación actual (activo, en negociación, vencido, renovado).(Borrador, Firmado, Activo, Cancelado).
Vista Gráficos
- Vista que permite analizar la información de los contratos a través de gráficos:
- Contratos por Estado: Distribución de contratos según su estado actual.
- Distribución por Tipo: Cantidad de contratos agrupados por categoría o tipo.
- Valor Total por Estado: Monto total de los contratos según su estado (ejemplo: valor en negociación vs. valor activo).
Sugerencias / Mejores prácticas
Establece fechas de renovación con anticipación
Configura recordatorios para evitar vencimientos inesperados y mantener la continuidad del servicio.
Utiliza las acciones de upselling y cross-selling estratégicamente
Aprovecha los contratos vigentes para ofrecer más valor a los clientes y aumentar ingresos de manera orgánica.
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